Te damos la bienvenida al nuevo Sistema de Gestión Documental de la FEN, un sistema flexible, configurable y de fácil manejo para la digitalización de procesos de negocio, que permite de manera ágil, eficaz y económica, administrar los documentos que acompañan sus solicitudes hacia la Unidad Jurídica, contribuyendo así con los objetivos estratégicos de la facultad y dando un gran paso en el avance hacia la estrategia de transformación digital que lidera el estado.
Ingreso Portal Unidad Jurídica
Ingreso Unidades
Solicitantes
Acerca del Proyecto
El proyecto surge de la dificultad de la Unidad Jurídica de hacer seguimiento a los procesos de los departamentos y unidades de FEN, donde muchas veces algunos procesos quedaban retrasados por efecto de la gran cantidad de solicitudes que ingresaban por distintas vías para su tramitación y visación de legalidad, además de generar una gran cantidad de impresión de papeles.
En conjunto con la DDT, y luego de un proceso de evaluación de distintos proveedores debidamente inscritos en el portal de Mercado Público que tomó varios meses, se optó por el sistema GladToLink de la empresa DIMACOFI-DESPAPELIZA, herramienta de clase mundial para la digitalización de procesos y documentos, y que finalmente fue implementado para automatizar, por el momento, dos procesos internos: Revisión de Solicitudes y Solicitud de Informes.
Ventajas y Características
Los beneficios que el nuevo sistema de gestión documental tendrá para la FEN se puede resumir en:
Beneficios de Seguridad y Resguardo
- Facilita la auditoría y trazabilidad sobre los documentos, potenciando el control y visibilidad de cambios sobre los mismos
- Provee seguridad de la información, estableciendo roles y permisos de acceso a documentos.
- Provee seguridad, no sólo asociada al acceso, sino que, a su custodia, respaldo y preservación.
Beneficios Administrativos
- Control sobre la documentación e información, facilitando la identificación, administración, conservación y disposición de la información, desde que se crea hasta su disposición final.
- Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación de la facultad.
- Reducción los tiempos de búsqueda y acceso a documentos, ya que se cuenta con metadato y mecanismos de indexación que identifican y caracterizan los documentos.
Beneficios Económicos
- Reducción de costos en impresión de documentos.
- Reducción de costos, espacio físico y digital en almacenamiento de documentos.
- Reducción de tiempos de consulta y resolución de solicitudes internas
- Disminución de horas/hombre en la administración asociadas a la gestión de la documentación física.
Beneficios procedimentales
- Agilidad en la distribución de los documentos mediante la implementación de flujos de trabajo que permiten compartirlos, facilitando la revisión, visación, firmas y trabajo colaborativo.
- Establecimiento de una relación directa entre los procesos de negocio y los documentos que acompañan el proceso.
- Mejora en los tiempos de tramitación y procesos de negocio, al contar con soporte de documentos electrónicos.
- Reducción de las redundancias, producto de duplicidad y múltiples versiones de un documento.
- Opción de interoperabilidad e intercambio de documentos en formato electrónico.
Preguntas Frecuentes
Si recién te estás familiarizando, lo primero que te recomendamos es revisar las preguntas frecuentes que disponibilizamos para aclarar cualquier duda.
Si quiero hacer una solicitud de revisión y pertenezco a un Departamento o unidad de la FEN, ¿debo tener una clave de acceso al sistema de gestor documental?
No es necesario crear una clave en el gestor, solo basta con entrar al link de “ingreso de solicitudes unidades” y completar el formulario.
¿A quien debo solicitar acceso al gestor documental (unidad jurídica)?
Debe enviar un correo a soporte.sistemas@fen.uchile.cl con su nombre completo y perfil de acceso.
Me llegó un correo de noreply@fen.uchile.cl que dice “Unidad Jurídica” con un link ¿Qué debo hacer?
Si usted ingresó una solicitud, recibirá un correo con el detalle de lo ingresado. Si no fuese el caso, es probable que sea parte de un proceso que esté llevando a cabo la Unidad Jurídica y requiera información de su departamento/unidad por lo que deberá ingresar al link y complementar la información.
¿Dónde puedo encontrar más información?
Puedes ingresar directamente al blog de Gladtolink a la siguiente URL: https://blog.gladtolink.com/2019/01/01/primeros-pasos/
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Si tienes más dudas o consultas, puedes hacerlas directamente a cualquiera de nuestras vías de comunicación formal.
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